Ilkin Manafov's picture

E-mail necə yazılır

Hər bir menecerin iş həyatında ən çox rast gəldiyi şeylərdən biridə elektron məktubların yazılmasıdır. Mən iş təcrübəmdə çox saylı elektron məktublarla çalışdığıma görə deyə bilərəm ki, düzgün yazılış tərzi həm yazan, həmdə oxuyan üçün vacibdir. Dostlar Sizə səmimi deyirəm mənə “səliqəsiz” məktub gələndə… yazanlar haqqında fikirlərim mənfi istiqamətə dəyişir. Mən hesab edirəm ki, düzgün biznes məktub mütləq aşağıdakı elementlərə sahib olmalıdır:

Məktubda mütləq mövzu yeri olmalıdır. Həqiqətəndə çox zaman başlıqsız məktub gələndə içindəki yazılanlardan asılı olmayaraq mən “qeyri-ciddi” rubrikasına aid edirəm. Həmçinin başlıqsız məktub yazan üçün məsələnin az əhəmiyyətli olduğunu göstərir. Emaillərdə başlıqlar məktubun təyinatı barədə dəqiq məlumat verməlidir. Bu belə olmayanda oxucu bu məktubu heç cür qruplaşdıra bilmir.

Bir məktub – bir məsələ. Bəzən elektron məktubda bir neçə bir-biri ilə əlaqəsi olmayan və son dərəcə vacib məsələlər barədə yazılar olur. Sadəlik fikrin daha aydın başa düşülməsini təmin edir. Məsələn belə: “Filankəs müəllim salam. Bugün kampaniya edə bilmirik, çünki reklam şirkət işləri gecikdirir. Nə edək. Birdə Sizə deməliyəm ki, araşdırma nəticələri artıq hazırdır. B seqmentinin payı 13% azalır. Burada yeni məhsul çıxarmaq lazımdırmı?. Mənim əmək haqqı məsələm nə oldu. Mən özümə yeni iş tapmışam…” Dostlar belə məktuba necə başlıq qoyasan?! Həmçinin belə yazıları oxuyan adam çox çətin vəziyyətdə qalacaq… Yuxarıda olan bu mailli 3 fərqli mövzulu maillərlə göndərmək vacibdir. Bunu ən yaxşı edənlər alman menecerləridir… mən onların mail mədəniyyətinə heyranam!!! 

Salamlama + problem + təklif + sağollaşma. Məktublarda bu dörd addımdan istəfadə etdikdə Sizin üçün yazı daha rahat və tez yazılacaq. Çalışın mailləriniz üçün bir şablon hazırlayasınız. Bununla məktub yazmaq bir növ blankların doldurulmasına bənzəyəcək. Həm Sizi oxuyan üçün rahat olacaq, həm Siz rahat (tez) yaza biləcəksiniz… həmdə özünüzə məxsus bir yazı stiliniz olacaq. 

Sendviç metodu. Bu metod istənilən menecer üçün çox vacib və xeyrli alətdir. Metoda görə əgər Siz hansısa bir informasiyanı çatdırmaq istəyirsinizsə bunun ən politik və “ünvana təslim” etmə yolu aşağıdakı kimidir.

Məsələn düşünün ki, Siz hansısa bir məsələ ilə bağlı tənqidi fikir demək istəyirsiniz. Bunun üçün Siz tənqidi fikri əvvəldə və axırda olan yumşaq sözlərlə gizlətməlisiniz. Belə etsəniz Sizin fikirləriniz konstruktiv təklif kimi qəbul ediləcək və daha müsbət qarşılacaq. Korporativ idarəetmədə radikal tənqid üçün yer yoxdur. Menecerin verdiyi təkliflər mütləq konstruktiv olmalıdır.

Mən misalı özümdən verim ki, hər şey daha aydın olsun, mənim bloqumu oxuyan hamı bilir ki, mən Azərbaycan dilində pis yazıram. Bu fikri mənə izah etmək üçün iki üsul var (əslində deməsənizdə bilirəm!!!):

1-ci üsul. “Sizin bloqunuzda çoxlu hərf səhvləri var belə bloq yazmaq olmaz!”

2-ci üsul. Biz Sizin bloqunuzu oxuyuruq, hərdən maraqlı yazılarınız olur, bu çox yaxşıdır. Lakin Sizə deyim, bloqunuzda çoxlu qrammatik səhvlər var, belə bloq yazmaq Sizin üçün mənfi haldır. Biz inanırıq ki, gələcəkdə daha maraqlı bloq görəcəyik!!!

İkinci metodu məhz sendviç metodunun nümunəsidir. Beləliklə əgər Siz istəyirsiniz ki, Sizin təklifləri konstruktiv qəbul etsinlər, mütləq yazı tərzinizdə, ünsiyyətdə sendviç metodundan istifadə edin!

Əsas sözlə fərqləndirmək. Məktubda müəyyən sözlərin üzərində aksent etmək üçün qara şriftlə yazmaq, bəzi şeyləri fərqləndirmək vacibdir. Bununla həm Sizin yazı monoton olmayacaq, həmdə istədikləriniz daha dəqiq aydın olacaq.

Dostlar düzgün emaillər yazmaq həqiqətəndə çox vacib bir bacarıqdır. Bu menecerin peşəkarlığından xəbər verir. Yazılan maillərin tərzi Sizin dəsti-xəttinizi göstərir və bir növ Sizin brendin “kontakt nöqtəsidir”.

Şad xəbərli məktublar arzusu ilə…